Le rappel de patient diligent est d’une importance vitale à tout moment, mais il est particulièrement pertinent pendant une économie faible lorsque l’élément vital d’une pratique dépend d’une gestion efficace de la pratique. Augmenter le nombre de patients qui reviennent pour des rendez-vous avec des ressources limitées est non seulement important pour maintenir le volume de pratique, mais est également nécessaire pour les soins de suivi appropriés pour les patients qui ont besoin d’une surveillance attentive pour rester en bonne santé.
Du point de vue des coûts, le marketing et l’attraction de nouveaux patients sont souhaitables mais coûteux. Parce qu’il augmente le volume de patients et remplace les patients qui sont perdus à cause de l’attrition naturelle, mais le maintien d’une base de pratique avec rappel efficace est d’une plus grande valeur. Une pratique réussie retient entre 70 et 80% des patients pour rappel. Les méthodes de rappel doivent être constamment mises à jour et ajustées pour maintenir l’efficacité du rappel.
Une méthode efficace de rappel consiste à planifier les patients à l’avance, même lorsque le rendez-vous est loin. Cette technique consiste à planifier les patients pour leur prochain examen à la fin de leur visite actuelle. Les patients dont les rendez-vous ciblés pour une date ultérieure sont plus susceptibles de revenir, et il devient plus efficace de gérer la planification dans ces circonstances.
Gestion automatisée de la base de données
Les systèmes de gestion organisés qui manipulent votre base de données de manière contrôlée sont la clé du succès du rappel des patients. Il peut s’agir de cartes postales complétées par le patient ou le personnel de bureau au moment d’un rendez-vous en cours, puis cataloguées selon le mois précédant le retour du patient à votre cabinet. Les cartes postales sont plus efficaces lorsqu’elles sont envoyées un mois avant la visite ciblée. Les systèmes de rappel de cartes postales ont été le pilier de nombreuses pratiques pendant de nombreuses années. Mais les systèmes de gestion des rappels très efficaces et conviviaux sont maintenant basés sur ordinateur comme notre logiciel suivi client.
Un programme de base de données peut être configuré pour imprimer un rapport mensuel pour les patients programmés pour les examens à venir. Le programme peut lister les patients et leurs adresses pour l’impression d’étiquettes ou les utiliser pour l’étiquetage des cartes postales. La main-d’œuvre et les coûts pour les rappels de cartes postales sont considérables. Le coût de l’affranchissement, de l’impression et de la main-d’œuvre pour le système de rappel par carte postale est d’environ 1,25 $ pour chaque carte postale.
Les systèmes de rappel modernes tirent parti de la communication par e-mail et de la messagerie texte. L’envoi de rappels de rappel par courriel est une méthode très efficace pour le rappel de rendez-vous puisqu’il n’y a pas d’affranchissement, d’impression et de coûts de main-d’œuvre minimaux. Un système informatisé de rappel peut également tenir compte des taux de rappel, de la conformité aux rappels et des non-présentations.
