Le mois de mai 2018 a vu apparaitre la mise en œuvre du RGPD (Règlement Général de la Protection des données).

RGPD s’applique à toute structure (indépendant, TPE, PME, multinationale, ONG, administration, école, etc…) ayant un établissement dans l’Union européenne ou bien proposant une offre de biens ou de services visant les personnes qui se trouvent sur le territoire de l’Union européenne.

Il n’y a pas de critère de taille d’entreprise, de lieu de stockage des données ou encore de secteur d’activité: toute entreprise qui cible le territoire européen et effectue des traitements de données à caractère personnel est concernée par ce règlement.

Dès lors se pose la question de la solution à choisir afin de respecter le RGPD.

Le RGPD : un vrai casse-tête à la mise en place !

RGPD est très complexe.

Prenons le cas d’un formulaire sur un site web, qui transmet ce qui a été saisi par e-mail à un employé de l’entreprise, employé qui saisit ces informations dans un CRM. Ensuite, cet employé inscrit la personne qui a complété le formulaire à une newsletter et réalise des rapports d’activité dans un fichier Excel (qui contient les coordonnées de la personne qui remplit le formulaire du site web).

En cas de demande d’effacement des données, comme le permet RGPD, il faudra:

• SITE WEB: effacer les coordonnées de la personne dans la base de données du site web et dans tous les backups du site web
• E-MAIL: effacer l’e-mail qui provenait du site web, ainsi que les coordonnées de la personne qui auront pu se stocker automatiquement le carnet d’adresse du logiciel e-mail. Si vous avez 20 collaborateurs, il faudra aussi vérifier les carnets d’adresse e-mail des 20 collaborateurs
• MOBILE: si vous avez 20 collaborateurs, il faudra aussi leur demander d’effacer de leur smartphone les coordonnées de la personne qui a demandé cet effacement RGPD
• CRM: effacer les coordonnées de la personne dans la base de données du logiciel CRM et dans tous les backups du logiciel CRM
• NEWSLETTER: effacer les coordonnées de la personne dans la base de données du système de newsletter et dans tous les backups du système de newsletter
• EXCEL: effacer les coordonnées de la personne dans tous les documents bureautiques et dans toutes les copies de sauvegarde des documents bureautiques

On estime qu’une demande d’effacement RGPD, peut demander pour certaines entreprises jusqu’à 170 heures de travail. Ceci souligne l’importance d’avoir un système centralisé possédant une réelle politique RGPD.

Quel logiciel utiliser pour le RGPD ?

Le plus simple est de porter toute la gestion de votre entreprise (et de facto des données), dans un seul et même logiciel de travail collaboratif.

Le plus connu est sans doute le logiciel CRM belgo-grançais : Simple CRM, dont vous pouvez trouver des témoignages clients intéressants sur : https://crm-pour-pme.fr/info/

Permettant aussi la bien gestion des ventes, que du support, du marketing ou même de la facturation, Simple CRM propose un module de gestion dédié au pilotage RGPD qui répond parfaitement aux obligations légales, le tout dans une philosophie de travail réellement simple, à un prix terriblement démocratique.