La gestion des notes de frais peut être compliquée pour toutes les personnes s’occupant de cette tâche dans une entreprise. Les notes de frais correspondent à l’ensemble des dépenses qu’effectue un employé dans le cadre de sa mission de travail. Chaque dépense « justifiée » engendre la création d’une note de frais de la part de celui-ci. L’employeur se doit de rembourser son salarié de la dépense si celui-ci l’a effectué avec ses deniers personnels.

Différents types de gestion peuvent être appliqué afin de pouvoir s’organiser dans les notes de frais : gestion manuelle ou gestion électronique.

La gestion la plus simple pour toutes les TPE – PME est la gestion électronique.

Avantages d’une gestion électronique pour les organisations.

Les frais de déplacements professionnels, les frais de restauration ou encore les frais d’hôtellerie se cumulent dans les entreprises. Il est parfois compliqué pour une seule et même personne de gérer les factures et de rembourser correctement les salariés. La solution pour remédier à ce problème est de passer à une gestion électronique.

La gestion électronique possède des avantages pour l’entreprise :

• Gain de temps pour la personne en charge de la gestion des frais. En effet, celle-ci ne devra plus perdre de temps pour récupérer l’ensemble des notes de frais et devoir effectuer un remboursement. Les salariés seront en charge d’inscrire dans un logiciel électronique leurs notes de frais. Une application note de frais existe pour simplifier la vie des salariés. Ils n’auront qu’à scanner ou prendre en photo directement via leur Smartphone leur justificatif et inscrire les détails liés à celui-ci.
• Diminution de la marge d’erreur, les personnes en charge de la gestion des notes de frais peuvent effectuer des erreurs. Toute personne est susceptible d’effectuer une erreur dans son travail. Il est donc possible de limiter ce risque en optant pour une solution électronique.
• Limitation des échanges papier : notre économie se veut plus respectueuse de l’environnement. Pour limiter l’impression de papier et ainsi diminuer la pollution nous conseillons à toutes les entreprises d’opter pour une solution en ligne.

Les entreprises concernées par la gestion électronique des notes de frais

Toutes les entreprises effectuent des notes de frais. Certaines grandes entreprises en effectuent davantage, cependant, toutes sont susceptibles un jour de devoir en réaliser.

Pour pouvoir gérer ses notes de frais électroniquement, il est nécessaire que les employés soient dotés d’un Smartphone. Le Smartphone permettra aux salariés de pouvoir prendre en photo via l’application leurs factures et ainsi mentionner instantanément la note à son employeur. Plus besoin de les envoyer via courrier ou mail.

Les entreprises possédant des commerciaux ou managers font davantage de notes de frais. Celles-ci peuvent se multiplier : notes d’hôtels, frais de carburant, péages, parkings ou encore frais de restauration. Toutes ces dépenses sont un coup pour la société. A la fois en matière d’argent mais aussi en temps humain. Plus il y a de salariés dans une entreprise plus il y a possibilité de perdre du temps dans cette mission. Le passage à une gestion automatisée électroniquement reste le meilleur choix pour les TPE et PME.